По мере роста компании и расширения клиентской базы, появляется все больше нюансов и требований в оформлении документов на отгрузку.
Приведу примеры
1. Работала компания А. Все принятые картриджи и оргтехника, а также истории работ, оформлялись на нее. В какой-то момент времени происходит смена юридического лица, и компания А становится компанией Б, при этом фактически в остальном – ничего не поменялось. Значит с этого момента надо учитывать – на какую организацию оформлять документы.
2. Определенные клиенты требует от курьера акт забора и акт доставки. Клиентов много, а эти документы нужны не всем. Будем всем печатать или надо учитывать кому именно надо печатать?
3. Клиенту нужно создавать документы для безналичной оплаты? Или оплата наличными будет? Будем в екселе список создавать?
4. А клиенту надо распечатку по проведенным работам распечатывать? На листочек список распечатает или снова в ексель запишем?
5. А клиент сам забирает или ему надо отвезти? Если отгрузками занимается не менеджер, то откуда он будет знать – как?
Вопросы можно продолжить. Если клиентов не много, требований мало – то проблем нет: времени на все хватит с запасом. Ситуация переворачивается с ног на голову, когда сотни клиентов, тысячи картриджей, сотни техник … – и только 9 рабочих часов в день.
Путем наблюдения за работой сотрудников и сбором наиболее часто востребованных операций, был создан перечень требований к новому модулю.
В процессе разработки и внедрения нового модуля, было выявлено огромное сокращение ошибок и энергии, которая тратилась на рутинные операции.
Основные важные моменты:
1. Программа самостоятельно выводит список документов, необходимых по каждому клиенту. Все изменения, которые были внесены менеджером, учитываются сразу.
2. Внедрено штрих-кодирование документов с целью отслеживания когда и кем были отгружены документы.
3. Без сканирования документов невозможно провести операции отгрузки! Программа, при использовании этого модуля, не даст возможность создать документы выдачи.
4. Самостоятельная маршрутизация модулем прохождения документов.
Важно!
Модуль относиться к модулям версии Про. Это требует повышенной интеллектуальной работы только на стадии внедрения.