• 8 800 201 30 85 prog@zc56.ru
  • Оренбург, ул.Автоматики, д.12/3
    тел. в Оренбурге:
    +7 (3532) 30 75 50
  • Заправка картриджей
    Автоматики, 12/3
    тел.: +7 (3532) 30 55 05

Финансы



   Долго шла подготовка этой статьи, в которой поделюсь опытом в финансовом учете и расскажу чем он полезен в сервисном центре. Акцент будет на нашей сфере деятельности - сервисные центры.
    Финансы являются вершиной оперативного учета и помогают дать ответы на важные вопросы: сколько вы заработали за прошлый месяц? Где эти самые заработанные деньги - в дебиторке, на складе в товарах или где-то еще? Куда мы потратили деньги в прошлом месяце? А может аренда "дожирает" последние деньги? И т.д. и т.п.
     Все примеры буду приводить из полностью настроенной демо-версии, в которую периодически вношу дополнения по мере готовности нового функционала. Задача стояла - получить данные без ручной настройки программы: запускаешь, получаешь, изучаешь доклад.

     Немного о стоимости подобных услуг. Для получения необходимой отчетности можно нанять финансиста или озадачить бухгалтера, который разбирается в этом вопросе. Стоимость анализа одного года, как правило, от 80 тысяч рублей. Наём на аутсорсинг от 120 тысяч рублей в год. Бухгалтер с функциями финансиста: тут уже совсем по-разному.
Все варианты, помимо трат, требуют от собственника времени на изучение вопроса и вовлеченности во внедрение. Можно попробовать "удешевить" процесс: скачиваем "книгу-замануху" на 114 страниц, открываем пустую УНФ и вперед! В увлекательное путешествие ...

Постараюсь писать по-русски и по-простому. Разработка и адаптация модуля происходит под чутким руководством профессионального бухгалтера-финансиста Евгении Кожемякиной. Начнем.

Профессиональному управленцу важно знать на регулярной основе ответы на вопросы (и подсказка, где узнавать):
1. Сколько мы заработали за период? Изучим раздел "Доходы и расходы".
2. Где находятся заработанные деньги сейчас? Изучим раздел "Баланс".
3. Сколько денег и когда можно забрать из оборота без ущерба? Изучим раздел "Движение денежных средств".

Именно в этом условном порядке мы будем их исследовать и внедрять. По мере готовности отчеты будут появляться в меню "Финансы".

Раздел "Доходы и расходы".

   Итак, сколько мы заработали за прошлый месяц? Эти данные мы можем посмотреть в отчетах по продажам в разделе "Продажи":

1. Заправка картриджей принесла нам валового дохода 49 385,10 рублей.

Заправка картриджей

2. Услуги по ремонта техники принесли нам валового дохода 6 285 рублей.

Ремонт техники

3. Продажа товара принесла нам валового дохода 2 130,80 рублей.

Продажа товара

Таким образом, мы получили:
Выручки - 100 420,8 рублей.
Валового дохода - 57 800,9 рублей

  Эти 3 отчета являются нашей доходной частью, поэтому отчет "Доходы и расходы" начнём формировать именно с них. Смотрим, что у нас получается:

Доходы и расходы

Как мы видим, цифры не имеют прежней детализации и глубины, как в отчетах, но они сходятся и позволяют оценить состояние наших дел.
Если у Вас несколько организаций, то можно вот так развернуть отчет:

Доходы и расходы по организациям

"На этом можно было бы и расходится" - возможно некоторые подумают. Но нет. А аренда, а зарплата, а налоги, а интернет - где это все?
Для этого нам надо проанализировать наши документы поступления с помощью отчета раздела "Склад" - "9. Поступление по статьям".

Часть 2. (11.11.2020г)

В этой части продолжим исследовать тему с финансами и подробно остановлюсь на расходах.

Особое внимание хочу обратить на следующее: многие вещи из изложенных ниже "бесшовно" делаются в бухгалтерии, но тогда и бухгалтер должен Вам готовить финансовую отчетность со всеми вытекающими. Программа успешно умеет выгружать наработанные данные в 1С:Бухгалтерия.

Все расходы можно условно разделить на группы (от простого к сложному): 

  1. Банковские комиссии. 
  • траты без документов от поставщиков
  • оплата с расчетного счета
  • всю сумму трат можно напрямую отразить в расходах. 
В "Доходы и расходы" берем прямо с документа списания с расчетного счета, в котором указываем:
а) операцию, б) деятельность, в) статью расходов.

Банковская комиссия

2. Фонд оплаты труда. 
  • траты без документов прихода ("Поступление товаров и услуг")
  • необходимость оплаты как с расчетного счета, так и наличными.
  • всю сумму трат можно напрямую отразить в расходах. 
В "Доходы и расходы" расходы по зарплате попадают 2 шагами:
2.1. Снимаем деньги в кассу "Административная" - 

Снятие в кассу
2.2 Состояние кассы:

Состояние кассы
2.3 Начисление и выдача зарплаты документом "Зарплата":

Начисление зарплаты
2.4 Состояние зарплаты:

Зарплата отчет
2.5 Выплата зарплаты:

Выплата зарплаты

  3. Расходы на закупку материалов - "Поступления товаров и услуг".
  • поступают материалы на склад
  • частично списываются в себестоимость, частично остаются на складе
  • есть документы от поставщиков
  • оплата по расчетному счету
  • сумма трат частично и через документы производства отразятся в расходах. 
В "Доходы и расходы" берем только фактически затраченные материалы. Эти данные отражаются в отчетах по продажам, в разделе "Себестоимость".
Пример: мы потратили на закупку товара 100 тысяч рублей, а потратили 60 тысяч (40 тысяч лежит в товаре на складе). В себестоимость берем только 60 тр.

4. Оплата трат из личных средств.
Есть операции, которые удобнее оплачивать картой (покупка на авито) или от физического лица.
Характеристика расхода:
  • траты компании без документов от поставщиков
  • необходимость оплаты как с расчетного счета, так и наличными
  • всю сумму трат можно напрямую отразить в расходах. 
В "Доходы и расходы" траты берем прямо с документа "Расходный кассовый ордер", в котором указываем направление деятельности:

РКО

Итак, все базовые траты ты отразили. Пора посмотреть снова отчет.

Доходы и расходы, вер.2

Мы видим из нашего отчета:
1. Доход в 57 800,90 рублей трансформировался в условную прибыль в размере 21 800,90 рублей.
2. Направление ремонта оргтехники оказалось убыточным в этом месяце.
3. Наглядно видно все статьи в разделе "Административная", которые могут быть оптимизированы.


Мы постарались реализовать простой способ оформления подобных операций в программе без бухгалтера и 1С:Бухгалтерии.
По первому разделу "Доходы и расходы" материал изложен. Возможно он будет претерпевать дополнения и изменения в будущем.

Готовится продолжение статьи по 2 части - "Баланс. Введение".


Часть 3 - "Баланс". (от 05.12.2020). 

Первое же определение баланса в гугле дает определение, которое сложно сразу применить в реальности:
"Баланс управленческого учета
Управленческий баланс формируется с целью оценки собственного капитала компании и других показателей в заданный момент времени, например, в конце года. Он отражает активы, обязательства и собственный капитал компании."

Собственный капитал? Другие показатели - это какие?... Попробую перефразировать применительно к нашему сервисному центру.

Управленческий баланс - это отчет, в котором видно как у нас в компании распределены деньги на выбранный момент времени.
Особенность отчета в том, что он состоит из 2-х частей - актив и пассив - которые всегда равны. Должны быть всегда равны.
Кратко и упрощенно: 
  актив - это стоимость нашего имущества (тонеры, запчасти, товары, станции) и дебиторская задолженность.
  пассив - это источники, за счёт которых формируется наш актив: собственные деньги, прибыль, кредиторская задолженность.  

В теории звучит классно, самое время перейти к практике.

Начнем с документа "Поступление товаров и услуг" - посмотрим как он отражается в балансе.

Мы купили и приняли на склад товаров на 1 000 рублей и у нас образовался за этот товар долг. Вот как покупка отразится в балансе. 

Документ Сумма Актив Пассив
Статья Было Стало Статья Было Стало
1 Поступление товаров 1 000 Склад 0 1 000 Кредиторка 0 1 000
Активы = 1 000 Пассивы = 1 000
Пришел клиент и купил у нас картридж. Допустим, что закупочная цена 300 рублей, а продажная цена 500 рублей.
Со склада списываем 300, в долг клиенту пишем 500, разница в 200 рублей - будет наша прибыль. 

Документ Сумма Актив Пассив
Статья Было Стало Статья Было Стало
1 Поступление товаров 1 000 Склад 0 1 000 Кредиторка 0 1 000
Активы = 1 000 Пассивы = 1 000
2 Реализация товаров 500 Склад 1 000 700 Кредиторка 1 000 1 000
Дебиторка   0 500 Прибыль 0 200
Активы = 1 200 Пассивы = 1 200
Как мы видим, активы снова равны пассивам.
Двигаемся дальше. Теперь клиент нам оплачивает 500 рублей за отгруженный товар.

Документ Сумма Актив Пассив
Статья Было Стало Статья Было Стало
1 Поступление товаров 1 000 Склад 0 1 000 Кредиторка 0 1 000
Активы = 1 000 Пассивы = 1 000
2 Реализация товаров 500 Склад 1 000 700 Кредиторка 1 000 1 000
Дебиторка   0 500 Прибыль 0 200
Активы = 1 200 Пассивы = 1 200
3 Поступление денежных средств 500 Склад 700 700 Кредиторка 1 000 1 000
Дебиторка   500 0 Прибыль 0 200
Деньги 0 500


Активы = 1 200 Пассивы = 1 200
Видим, что +500 рублей пополнили статью "Деньги", -500 рублей списались со статьи "Дебиторка", а активы снова равны пассивам.
Предлагаю оплатить долг поставщику.

Документ Сумма Актив Пассив
Статья Было Стало Статья Было Стало
1 Поступление товаров 1 000 Склад 0 1 000 Кредиторка 0 1 000
Активы = 1 000 Пассивы = 1 000
2 Реализация товаров 500 Склад 1 000 700 Кредиторка 1 000 1 000
Дебиторка 0 500 Прибыль 0 200
Активы = 1 200 Пассивы = 1 200
3 Поступление денежных средств 500 Склад 700 700 Кредиторка 1 000 500
Дебиторка 500 0 Прибыль 0 200
Деньги 0 500


Активы = 1 200 Пассивы = 1 200
4 Списание денежных средств 500 Склад 700 700 Кредиторка 1 000 500
Дебиторка   0 0 Прибыль 0 200
Деньги 500 0


Активы = 700 Пассивы = 700
Что мы видим в текущей версии баланс? У нас в активах 700 рублей лежат на складе. За чей счет "праздник"? За счет кредитора - нашего поставщика в размере 500 рублей и 200 рублей нашей прибыли, которую мы еще не получили! Она только на бумаге у нас, коллеги.
На заключительном этапе работы с нашим виртуальным балансом предлагаю заправить картриджи.

Документ Сумма Актив Пассив
Статья Было Стало Статья Было Стало
1 Поступление товаров 1 000 Склад 0 1 000 Кредиторка 0 1 000
Активы = 1 000 Пассивы = 1 000
2 Реализация товаров 500 Склад 1 000 700 Кредиторка 1 000 1 000
Дебиторка 0 500 Прибыль 0 200
Активы = 1 200 Пассивы = 1 200
3 Поступление денежных средств 500 Склад 700 700 Кредиторка 1 000 500
Дебиторка 500 0 Прибыль 0 200
Деньги 0 500


Активы = 1 200 Пассивы = 1 200
4 Списание денежных средств 500 Склад 700 700 Кредиторка 1 000 500
Дебиторка   0 0 Прибыль 0 200
Деньги 500 0


Активы = 700 Пассивы = 700
Заправили на 1 500, со склада забрали расходки на 700, прибыль 800 рублей .
5 Реализация товаров и услуг 1 500 Склад 700 0 Кредиторка 1 000 500
Дебиторка   0 1 500 Прибыль 200 1 000
Деньги 0 0


Активы = 1 500 Пассивы = 1 500
6 Поступление денежных средств 1 500 Склад 0 0 Кредиторка 1 000 500
Дебиторка 1 500 0 Прибыль 1 000 1 000
Деньги 0 1 500


Активы = 1 500 Пассивы = 1 500
7 Списание денежных средств 500 Склад 0 0 Кредиторка 500 0
Дебиторка 0 0 Прибыль 1 000 1 000
Деньги 1 500 1 000


Активы = 1 000 Пассивы = 1 000

Краткое описание произошедших событий:
а. мы продали услуг на 1 500 рублей;
б. получили оплату в размере 1 500 рублей;
в. оплатили долг поставщику на 500 рублей;
г. активы всегда оставались равны пассивам.

И на текущий момент у нас на руках 1 000 рублей, которые сформированы нашей прибылью.
Можете забрать их из кассы :)

Подводя краткий итог, надеюсь, что теперь описание Вам стало понятно:
"Управленческий баланс - это отчет, в котором видно как у нас в компании распределены деньги на выбранный момент времени.
Особенность отчета в том, что он состоит из 2-х частей - актив и пассив - которые всегда равны. Должны быть всегда равны.
Кратко и упрощенно: 
  актив - это стоимость нашего имущества (тонеры, запчасти, товары, станции) и дебиторская задолженность.
  пассив - это источники, за счёт которых формируется наш актив: собственные деньги, прибыль, кредиторская задолженность."  


Осталось рассмотреть движение денежных средств. Могу предположить, что частично это становится уже понятно.